Ini adalah pengalaman yang saya alami sendiri, dan bisa saja terjadi pada saat kita apply visa ke negara manapun.
Kami bermaksud melakukan submision Schengen visa melalui Kedutaan Swiss, karena pada waktu itu kedutaan Jerman belum membuka untuk aplikasi visitor, padahal sebenarnya kami mau menjenguk saudara di Jerman. Setelah dokumen dan persyaratan siap, kami memilih jadwal untuk menyerahkan dokumen ke VFS Swiss dan membayar biaya-nya.
Tgl 8 April 2022 yll, saya melakukan submision dan seperti biasa saya meyiapkan sendiri semua syarat dan dokumen-dokumennya dalam bentuk hardcopy. Hari itu juga, kami langsung melakukan biometric dan menyerahkan paspor untuk diproses. Jadwal proses k.l 15 hari kerja.
Sore hari, kami sudah menerima email notifikasi yang isinya sbb :
Visa application ref no. SWJK/080422/0132/01 has been forwarded to Embassy of Switzerland in Jakarta on Fri Apr 08 2022
Regards,
VFS Global
10 hari kemudian, saya menerima notifikasi yang persis sama, hanya beda tanggal, isinya adalah sbb :
Visa application ref no. SWJK/080422/0132/02 has been forwarded to Embassy of Switzerland in Jakarta on Mon Apr 18 2022
Regards,
VFS Global
Saya pikir, mungkin dari sekian banyak dokumen yang kami submit, ada yang disusulkan oleh VFS ke embassy.
Sekali lagi, sedikit berbeda dengan Canada, kalau apply Schengen Visa via Swiss Embassy, semua dokumen disubmit dalam bentuk hardcopy bukan digital, jadi tebal bingits.
Waktu berjalan, sampai kemarin 8 Mei 2022, saya tidak mendapat kabar apa-apa dari VFS. Saya mengira, keterlambatan proses terjadi karena Covid, libur lebaran, Ukraina atau apapun lah.
Saya email ke VFS dan menanyakan update proses aplikasi kami, dan dijawab sbb :
Sehubungan dengan E-mail Anda, Anda dapat melakukan pengecekan melalui https://visa.vfsglobal.com/idn/en/che/track-application dan mengisinya dengan nomor referensi dan tanggal lahir Applicant.
Saat saya track dokumen dengan memasukkan ref # dan DOB, di sana tertulis seperti ini :
Your passport is ready for Collection at VFS Visa application center (Switzerland) on 18/04/2022
Kan saya bingung..? Ini maksudnya sudah jadi visanya dan bisa diambil atau bagaimana...? Saya email lagi, menanyakan hal tsb dan dijawab sbb :
Jika Anda telah melakukan pengecekan pada Tracking Portal kami, dan keterangannya sudah "Ready For Collection" Aplikasi Visa anda sudah selesai di proses dan Anda dapat mengambilnya di Pusat Aplikasi Visa kami dengan membawa bukti pembayaran yang tertera nomor referensi.
Hari ini saya datang ke VFS dan visa kami ternyata memang sudah selesai diproses tgl 18 April 2022 yll. Saat saya menunjukkan notifikasi yang saya terima pada tgl.18 April 2022 ke staff VFS, dia sendiri ternyata juga bingung kenapa isi notifikasinya salah.
Karena itu, kalau visa lama belum selesai, sebaiknya melakukan :
1. Check ke tracking document VFS (masing2 negara link-nya beda2), seperti yang saya lakukan di atas.
2. Atau kalau submision dilakukan secara online, seperti Canada, check status aplikasi di website.
3. Jangan hanya rely on notification email.
Demikian semoga bermanfaat.